Paragraph
Artikel 1: definities
1.1 Onder Opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke- of rechtspersoon die opdracht geeft om een bijeenkomst of anderszins activiteiten te verrichten ten behoeve van deze persoon.
1.2 Onder Opdrachtnemer wordt verstaan Inpetto BV, die de opdracht voor de organisatie van bijeenkomsten, evenementen, artiesten, videoproducties en activiteiten aanvaardt, respectievelijk bemiddelt bij het organiseren van bijeenkomsten, evenementen, videoproducties of anderszins activiteiten verricht namens opdrachtgever.
1.3 Onder bijeenkomsten en evenementen wordt verstaan een congres, symposium, seminar, studiedag, jaarvergadering, voorlichtingsbijeenkomst, jubileum, bedrijfsopening, cursustraject, bedrijfsuitje, teambuilding, feest, familiedag, reünie, alsmede de organisatie van ieder ander evenement waaromtrent de Opdrachtgever met de Opdrachtnemer een overeenkomst sluit.
1.4 Onder overige diensten, videoproducties en activiteiten wordt verstaan de realisatie van een livestream, aftermovie, bedrijfsvideo, uitlegvideo, alsmede de realisatie van ieder andere videoproductie of activiteit waaromtrent de Opdrachtgever met de Opdrachtnemer een overeenkomst sluit.
1.5 Onder deeldiensten wordt verstaan alle diensten en/of producten van derden welke door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer wordt verzocht hierin te bemiddelen middels een geaccepteerde opdracht tot dienstverlening. Opdrachtnemer zal haar uiterste best doen om de gewenste deeldienst zo optimaal mogelijk in lijn met de wens van Opdrachtgever invulling te geven. Voorbeelden hiervan zijn:
Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een geschikte evenementen- of filmlocatie voor een bijeenkomst of videoproductie, zoals omschreven in artikel 1.3 en 1.4
Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een dagvoorzitter/(gast-)spreker(s)/host(s)/acteur(s) voor een bijeenkomst of videoproductie, zoals omschreven in artikel 1.3 en 1.4
Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever opleveren van een online evenementen registratie systeem voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3
Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever opleveren van een evenementen huisstijl voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3
Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van overige producten, diensten en/of services van bedrijven en/of toeleveranciers voor een bijeenkomst, activiteit of videoproductie van Opdrachtgever, zoals omschreven in artikel 1.3 en 1.4
1.6 Onder realisatie van deeldienst wordt verstaan het door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever aantoonbaar invulling hebben gegeven aan het verzoek om de bemiddeling van de deeldienst te voltooien.
1.7 Opdrachtnemer zal, behoudens het realiseren van het gewenste onderwerp/onderdeel, verder geen deel uitmaken van de verdere organisatie van de bijeenkomst of van de opdrachtgever.
1.8 Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.
1.9 Onder werkzaamheden wordt verstaan alle handelingen en/of acties, die de Opdrachtnemer noodzakelijk acht om de verstrekte opdracht uit te voeren.
1.10 Onder offerte wordt verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde organisatie werkzaamheden en de begroting van de aan die werkzaamheden verbonden kosten.
1.11 Onder aanbetaling en restantbetaling worden verstaan de vermelde procentuele vergoedingen, berekend over het totaal offertebedrag. Deze aanbetaling en restantbetaling zal worden vermeld in de offerte van opdrachtnemer als Betaalcondities & Aanbetaling.
Artikel 2: Toepassing algemene voorwaarden
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
2.2 De algemene voorwaarden van Opdrachtgever dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.
2.3 Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing voor derden die door Opdrachtnemer ingeschakeld zijn. Deze derden kunnen ter afwering van hun aansprakelijkheid een direct beroep doen op deze voorwaarden tegenover de Opdrachtgever.
Artikel 3: Offerte
3.1 Alle offertes van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend.
3.2 Alle offertes van Opdrachtnemer hebben een geldigheidsduur van 14 dagen, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.
3.3 In de wervingsfase met betrekking tot een bijeenkomst of videoproductie wordt door de Opdrachtnemer een voorlopige offerte uitgebracht voor het eigen honorarium en geraamde organisatiekosten van de betreffende bijeenkomst, evenement, activiteit of videoproductie. Het hieraan verbonden aantal uren is door Opdrachtnemer naar beste vermogen en weten geschat op basis van de door Opdrachtgever verstrekte gegevens. De opgave van het aantal uren en de daaraan verbonden kosten bindt Opdrachtnemer niet. Indien in de offerte een kostenraming wordt vermeld van derden (zoals locaties, toeleveranciers of andere dienstverleners) dan kan Opdrachtgever Opdrachtnemer niet binden aan deze kosten.
3.4 Opdrachtnemer behoudt zich zelfs na aanvaarding van de bijeenkomst of videoproductie door Opdrachtgever het recht de opdracht vormvrij te herroepen.
Artikel 4: Opdrachtbevestiging
4.1 Wanneer Opdrachtgever een opdracht geeft aan Opdrachtnemer zal laatstgenoemde de opdracht schriftelijk bevestigen. In deze bevestiging dient ten minste het honorarium van Opdrachtnemer met daarbij een omschrijving van de specifieke werkzaamheden te worden opgenomen. Op het moment dat Opdrachtgever deze opdracht schriftelijk voor akkoord heeft ondertekend zal de inhoud van de opdracht c.q. bevestiging beide partijen binden.
Artikel 5: Wijzigingen
5.1 Wijzigingen in de opdracht dienen te allen tijde tijdig en schriftelijk door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer te worden doorgegeven. Worden wijzigingen mondeling doorgegeven dan is het risico van de uitvoering voor rekening van Opdrachtgever.
5.2 Indien een wijziging van een opdracht een uitbreiding van het aantal te besteden uren tot gevolg heeft, zal het extra aantal te besteden uren tegen de dan overeengekomen tarieven aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht. Opdrachtnemer zal naar aanleiding van de wijzigingen inzicht geven in de daarmee gepaard gaande tijdsoverschrijdingen, alsmede een offerte uitbrengen voor de daaraan verbonden meerkosten.
5.3 Wijzigingen in productkeuze die hogere kosten tot gevolg hebben worden in rekening gebracht aan Opdrachtgever.
5.4 Wijzigingen in de opdracht kunnen tot gevolg hebben dat de tijdsplanning wordt overschreden. De gevolgen daarvan kunnen Opdrachtgever niet worden toegerekend en komen voor risico en rekening van Opdrachtnemer.
5.5 Opdrachtnemer is gerechtigd om deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal Opdrachtnemer de Opdrachtgever tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal tenminste een maand zitten. Indien de Opdrachtgever een natuurlijke persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en de wijziging heeft tot gevolg dat aan de Opdrachtgever een prestatie wordt verschaft die wezenlijk van de oorspronkelijke prestatie afwijkt, heeft deze Opdrachtgever de bevoegdheid de overeenkomst te ontbinden per de datum dat de gewijzigde voorwaarden in werking treden.
Artikel 6: Prijzen, vergoeding & betalingstermijn
6.1 Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven.
6.2 De Opdrachtgever is vrij om samenwerkingsovereenkomsten te sluiten met leveranciers en derden.
6.3 Facturering zal, indien schriftelijk anders overeengekomen, als volgt plaatsvinden:
80 % als aanbetaling van het offertebedrag bij opdrachtverstrekking met inachtneming van de in de offerte vermelde betaaltermijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen
20 % als restantbetaling van het offertebedrag uiterlijk 1 week voorafgaand aan de dag van de bijeenkomst dan wel realisatie van de verzochte (deel)dienst. Indien nodig zal na afloop van de bijeenkomst of dienst een eindafrekening plaatsvinden
Bij betaling achteraf van de geleverde dienst(-en) is Opdrachtgever een extra procentuele opslag van ten minste 25% verschuldigd. Deze procentuele opslag wordt berekend over het totaal geoffreerde bedrag exclusief btw. Het is Opdrachtnemer vrij om af te wijken van deze procentuele opslag. Afwijking van deze opslag zal door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever middels e-mailbericht worden meegedeeld
6.4 Indien Opdrachtgever uiteindelijk besluit om geen gebruik te maken van de door Opdrachtnemer aangeboden deeldienst zal zij niet worden ontslagen van volledige betaling van offertekosten zoals geoffreerd en geaccepteerd middels ondertekening van de offerte.
6.5 Indien Opdrachtgever de overeengekomen betalingstermijn overschrijdt, dan is Opdrachtgever in gebreke en is daarmee direct een extra vergoeding van minimaal 15% verschuldigd aan Opdrachtnemer. Deze extra vergoeding (minimaal 15%) wordt berekend over het nog resterende openstaande factuurbedrag voor btw.
6.7 Tevens komen ook alle verdere buitengerechtelijke kosten, administratiekosten en wettelijke rente voor rekening van Opdrachtgever.
6.8 De Opdrachtgever is in gebreke bij iedere overschrijding van iedere overeengekomen termijn zonder dat daartoe door Opdrachtnemer enige sommatie behoeft uit te gaan. Is Opdrachtgever een particulier, dan is de Wet incassokosten (WIK) van toepassing.
Artikel 7: Annuleringen
7.1 Indien Opdrachtgever de overeengekomen opdracht gedeeltelijk of geheel wenst te annuleren, zullen beide partijen overleggen over een mogelijke vervanging van de opdracht, bijvoorbeeld op een andere datum, waardoor wederzijds zo min mogelijk schade en kosten ontstaan. Gemaakte afspraken zullen schriftelijk in een nieuwe opdracht door Opdrachtnemer vastgesteld worden. Schade voortvloeiend uit verplaatsing van de opdracht is voor rekening van Opdrachtgever.
7.2 Indien Opdrachtgever een opdracht annuleert zonder dat in 9.1 bedoelde vervanging wordt overeengekomen, is hij gebonden alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende kosten en schade, waaronder winstderving, te vergoeden. Alle reeds betaalde facturen zullen met deze kosten worden gesaldeerd. Het saldo van deze saldering dient of:
door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever te worden voldaan, middels creditfactuur
door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer te worden voldaan, middels debetfactuur
Administratiekosten ten bedrage van € 15,00 exclusief btw (21 %) zijn hierbij voor rekening van Opdrachtgever
7.3 Salderingsregeling bij annulering van (deel-)diensten en opdrachten:
in de periode tot 9 maanden voor het aanvangsmoment of opleverdatum, 30 % van de volledige opdrachtsom zoals die op het moment van annuleren geldt;
in de periode liggend tussen 9 en 6 maanden voor het aanvangsmoment of opleverdatum, 50 % van de volledige opdrachtsom zoals die op het moment van annuleren geldt;
in de periode liggend tussen 6 en 3 maanden voor het aanvangsmoment of opleverdatum, 65 % van de volledige opdrachtsom zoals die op het moment van annuleren geldt;
in de periode liggend tussen 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment of opleverdatum, 75 % van de volledige opdrachtsom zoals die op het moment van annuleren geldt;
in de periode liggend tussen 2 en 1 maanden voor het aanvangsmoment of opleverdatum, 85 % van de volledige opdrachtsom zoals die op het moment van annuleren geldt;
in de periode liggend tussen 1 maand voor het aanvangsmoment of opleverdatum en het aanvangsmoment of de opleverdatum zelf, 100 % van de volledige opdrachten zoals die op het moment van annuleren geldt. De opdrachtsom bedraagt de in de overeenkomst opgenomen opdrachtsom vermeerderd met daarna overeengekomen mutaties.
7.4 Reeds gemaakte kosten, in aanloop naar de (deel-)diensten en opdrachten, zijn geheel voor rekening van opdrachtgever.
7.5 Annulering dienen te allen tijde schriftelijk en aangetekend te geschieden.
7.6 Is er door Opdrachtnemer ten tijde van annulering door Opdrachtgever, nog geen volledige aanbetaling dan wel volledige restant betaling ontvangen, dan zal Opdrachtnemer alsnog een factuur hiervoor opmaken.
Artikel 8: Opschorting, staking en ontbinding
8.1 Opdrachtnemer is gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten c.q. te staken, indien Opdrachtgever de betalingscondities niet in acht neemt en/of in gebreke blijft met het stellen van de verlangde bankgarantie.
8.2 Bovendien is Opdrachtnemer gerechtigd de tussen hem en Opdrachtgever bestaande overeenkomst, voor zover deze nog niet zijn uitgevoerd, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien Opdrachtgever, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan de verplichtingen, die voor hem uit enige met Opdrachtnemer gesloten overeenkomst voortvloeien, alsmede in geval van faillissement of surseance van betaling van Opdrachtgever of bij stilleggen of liquidatie van diens bedrijf.
8.3 De gevolgen van opschorting, staking en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opschorting, staking en/of ontbinding laten de betalingsverplichting voor de reeds verrichte werkzaamheden onverlet. Daarenboven is Opdrachtnemer alsdan gerechtigd van Opdrachtgever te vorderen vergoeding van schade, kosten en interesten veroorzaakt door de wanprestatie van Opdrachtgever en de ontbinding van de overeenkomst, daaronder begrepen het door Opdrachtnemer gederfde inkomen.
Artikel 9: Zorgplicht & geheimhouding
9.1 Opdrachtnemer zal iedere opdracht met de gebruikelijke zorgvuldigheid en vakbekwaamheid uitvoeren.
9.2 Opdrachtnemer draagt zorg voor de geheimhouding van alle door Opdrachtgever verstrekte gegevens in het kader van de opdracht.
9.3 Opdrachtgever verplicht zich eveneens tot deze geheimhoudingsplicht.
Artikel 10: Inschakelen derden
10.1 Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van een opdracht en/of daarmee samenhangende werkzaamheden te laten uitvoeren door derden.
Artikel 11: Aansprakelijkheid
11.1 Een reclamatie dient binnen 8 dagen na datum waarop de dienst is geleverd schriftelijk ingediend te zijn.
11.2 Indien een bezwaar omtrent geleverde diensten gegrond wordt bevonden en aansprakelijkheid van Opdrachtnemer ter zake wordt vastgesteld, al deze te zijner keuze of een vergoeding betalen van ten hoogste de factuurwaarde van het geleverde, of het geleverde gratis vervangen, nadat, indien van toepassing, het oorspronkelijke geleverde door hem is terugontvangen. Tot verdere schadevergoeding is Opdrachtnemer nimmer verplicht.
11.3 De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor enig schade die hetzij direct, hetzij indirect het gevolg is van gebreken in de door hem geleverde diensten of goederen, is in ieder geval beperkt tot het bedrag van zijn beloning verminderd met de reeds gemaakte kosten ter zake van het geleverde
11.4 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernieling van voorwerpen, materialen of gegevens, die hem voor, door of namens Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Goederen reizen zijn voor risico van Opdrachtgever.
11.5 In de situatie dat de ondernemer van Opdrachtgever om welke reden, op welke wijze en in welke vorm dan ook wordt samengebracht met, dan wel wordt voortgezet in een andere onderneming, ontstaat er voor wat betreft de nakoming van de onder 1 bedoelde verplichtingen van Opdrachtgever een hoofdelijk aansprakelijkheid voor de oorspronkelijke en opvolgende onderneming
11.6 De werkzaamheden die Opdrachtnemer verricht zijn te allen tijde een inspanningsverplichting en nimmer een resultaatsverplichting. De inspanningsverplichting richt uitdrukkelijk alleen tot Opdrachtgever en niet tot bij de Opdrachtgever betrokken derden.
11.7 Wanneer Opdrachtgever werkzaamheden ten behoeve van de bijeenkomst, evenement, activiteit of videoproductie waarvoor Opdrachtnemer is ingeschakeld gedeeltelijk zelf verricht kan Opdrachtnemer hier wel een adviserende rol in spelen maar kan voor de uitvoering hiervan niet aansprakelijk gesteld worden.
Artikel 12: Overmacht
12.1 In geval van overmacht heeft Opdrachtnemer het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten dan wel de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden zonder dat Opdrachtgever uit dien hoofde enig recht op vergoeding van kosten, schaden en interessen kan doen gelden.
12.2 Onder overmacht wordt verstaan omstandigheden, die de uitvoering van de overeenkomst verhinderen, en die niet aan Opdrachtnemer zijn toe te rekenen. Hieronder zullen (indien er voor zover deze omstandigheden de nakoming onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken) mede zijn begrepen: stakingen in andere bedrijven dan die van Opdrachtnemer, wilde stakingen of politieke stakingen in het bedrijf van Opdrachtnemer, weersomstandigheden, faillissement accommodatie van de bijeenkomst, een algemeen gebrek aan het uitvoeren van de overeenkomst benodigde zaken of diensten, niet-voorzienbare stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waarvan Opdrachtnemer afhankelijk is, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen, ziektes, epidemieën en/of quarantaines, overheidsmaatregelen en algemene vervoersproblemen.
12.3 Indien Opdrachtnemer bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk zijn verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is hij gerechtigd betaling te vorderen voor de reeds geleverde diensten c.q. leverbare diensten, voor zover deze diensten zelfstandige waarde hebben.
Artikel 13: Intellectuele eigendomsrechten
13.1 Alle ontwerpen, concepten, teksten, modellen, draaiboeken, tekeningen, schetsen, schema’s, e.d. die door Opdrachtnemer worden gehanteerd blijven, ook indien zij aan Opdrachtgever ter hand worden gesteld geestelijk en/of fysiek, eigendom van Opdrachtnemer en mogen derhalve, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer, voor geen ander doel dan uitvoering van de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever gebruikt worden.
13.2 Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht zijn gerechtigd geluid-, foto- en/of beeldopnames van de opdracht te maken, tenzij Opdrachtnemer en derden schriftelijk anders heeft bedongen. De geluid-, foto- en/of beeldopnames mag Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen.
13.3 Opdrachtgever zal eventuele rechten van derden op de in het kader van de uitvoering van de opdracht gebruikte objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden te allen tijde respecteren.
Artikel 14: Verplichtingen Opdrachtgever
14.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe plaatsvinden.
14.2 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.
14.3 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, Opdrachtnemer Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.
14.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Buma Rechten).
14.5 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, alsmede onderzoek hiernaar.
14.6 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoekers van het evenement of geïnterviewden.
14.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en/of betaling (van naheffingen) als gevolg van de Werkkostenregeling (WKR). Opdrachtgever vrijwaard en stelt Opdrachtnemer volledig schadeloos aangaande aanspraken van derden die Opdrachtgever daaromtrent ontvangt.
Artikel 17: Geschillen
17.1 Op alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing.
17.2 Alle geschillen voortvloeiend uit onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten en op de overeenkomsten hieruit voortvloeiend, zullen worden beslecht door de bevoegde Rechter binnen het arrondissement van de vestigingsplaats van Opdrachtnemer.
Deze versie van de algemene voorwaarden vervangt alle voorgaande versies.
Versie 1 september 2025